Para analizar y cuantificar cualquier tipo de riesgo es necesario identificarlo, es decir, definir cuáles son los riesgos que pueden afectar al proyecto. Por lo que, es necesario analizar las distintas causas que pueden dar origen a esos riesgos. Ten en cuenta que los proyectos pueden ser un tanto complejos por distintas razones, por lo que resultaría muy útil que pienses y anticipes algunos de los riesgos y problemas que pueda enfrentar tu proyecto y, consideres elaborar un plan estratégico para reducir esos riesgos.
Para ejemplificar te presento algunas causales de riesgo en los proyectos:
- Disponer de plazos de entrega muy cortos o muy largos.
- Tener recortes presupuestarios.
- Que no se sepa usar ciertas herramientas.
- Perder el grado de interés.
- Factor externo único.
- Pueden existir riesgos por demandas legales, ya sea por falta de seguridad física dentro de la fase de construcción de un proyecto o por fallas físicas del producto como consecuencia de un inadecuado control de calidad.
- Durante la etapa de ejecución del proyecto podrían desencadenarse algunos riesgos laborales, como disputas entre los trabajadores, paro s laborales, presión de gremios, etcétera.
Entre los riesgos internos y externos constan los siguientes:
- Internos:
- Fallas en los sistemas de computación
- Enfermedades del personal
- Muertes
- Renuncias
- Incendios
- Robos
- Inadecuados procesos de administración
Cabe recalcar que todos estos factores podrían ocasionar la pérdida de recursos críticos del proyecto, como materias primas, personal jerárquico, equipamiento, bases de datos, entre otros.
- Externos:
- Cambios tecnológicos
- Cambios en los precios de mercado
- Cambios en los gustos de los consumidores
- Cambios en las políticas de gobierno o legislación ambiental
- Cambios en las regulaciones al comercio exterior
- Variaciones del tipo de cambio o tasas de interés
Así mismo, consideramos que todos estos cambios podrían afectar el valor del producto final de tu proyecto.
Tips clave para identificar riesgos.
- Revisión de documentos, supuestos y proyectos similares:
Por lo general, cuando los responsables del análisis de riesgo evalúan los documentos del proyecto (alcance, supuestos, responsabilidades, etc.) detectan riesgos que no habían sido considerados por ningún otro miembro del equipo de trabajo. Dentro de los documentos del proyecto debería prestarse especial atención a los supuestos realizados para estimar los egresos e ingresos futuros. En el caso de que estos supuestos no estén bien planteados, o sean difíciles de justificar, todos los ingresos y egresos asociados pueden tener un alto grado de riesgo en su cumplimiento. Otro documento de gran utilidad a la hora de identificar los riesgos es la matriz de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (F O D A) del proyecto. También se pueden revisar proyectos similares realizados en el pasado, para evaluar si alguno de los riesgos históricos podría repetirse en los proyectos actuales que se están evaluando.
- Tormenta de ideas / brainstorming.
- Otra forma de identificar riesgos es por medio de la gestión simple de “tormenta de ideas” ( brainstorming ), donde varios integrantes del equipo de trabajo se reúnen a discutir sobre los potenciales riesgos del proyecto. Para ejecutar esto, se recomiendo coordinar reuniones con una agenda de los potenciales riesgos a discutir.
- Otra herramienta simple es entrevistar a distintos miembros del equipo del proyecto para que transmitan su percepción sobre los riesgos potenciales. El problema del brainstorming y de las entrevistas personales es que puede predominar la opinión de aquellas personas con personalidad más fuerte ,dejando de lado los conocimientos de buenos especialistas, pero más introvertidos. Entonces, para evitar este inconveniente se podría utilizar el método Delphi, en el que especialistas de distintas áreas dentro del proyecto aportan su opinión sobre los potenciales riesgos del proyecto. Estas opiniones son procesadas por un coordinador general y se vuelven a enviar a todos los miembros, manteniendo el anonimato de los involucrados. Luego, estos especialistas vuelven a transmitir sus comentarios y experiencia con relación al riesgo. Con este proceso iterativo se logra una retroalimentación muy enriquecedora donde tiene peso la opinión de todos los participantes. Y, en este caso se puede identificar una gran cantidad de riesgos del proyecto .
- Resultados de la identificación de riesgos:
El resultado final del proceso de identificación del riesgo no sólo será el documento que incluye todos los posibles riesgos del proyecto, sino también el conocimiento acerca de cuáles son los disparadores del riesgo. Por ejemplo:
- El retraso de alguna de las actividades críticas del proyecto puede ser el disparador para estimar una probabilidad de atraso en todo el proyecto.
- El efecto de una tormenta de granizo sobre algunos viñedos puede ser el disparador para estimar un mayor precio de aquella uva que no haya sido afectada por la tormenta.
- Así mismo, otro de los resultados de la identificación de riesgos es que se detectan necesidades de acciones correctivas en otras áreas del proyecto . Por ejemplo, puede ocurrir que al revisar los documentos se descubra que algunas actividades no tienen una secuencia lógica o que algunos recursos no estarán disponibles para el proyecto.
- Tipos de respuestas al riesgo:
Entre las estrategias generales de respuesta al riesgo podemos identificar las siguientes categorías:
- Evasión del riesgo
- Transferencia del riesgo
- Atenuación del riesgo
- Aceptación del riesgo
- Evasión del riesgo:
Implica desistir de llevar a cabo el proyecto en las condiciones originalmente planeadas. Y deseas eliminar el riesgo identificado. Por ejemplo, es posible que desistas de utilizar una determinada tecnología, tal cual lo habías proyectado, si requiere un nivel de conocimientos superior al que poseen los empleados de nuestro, proyecto, negocio, emprendimiento, etcétera. Una solución alternativa es modificar los objetivos del proyecto. Ya que, es factible utilizar la nueva tecnología y evitar el riesgo asociado con la falta de conocimientos si incrementamos en dos semanas el plazo del proyecto y el tiempo adicional lo aplicamos a la capacitación de los miembros del equipo.
- Transferencia del riesgo:
Esto consiste en que, en caso de ocurrir un evento inesperado, sus consecuencias sean afrontadas por un tercero que sea experto fuera del proyecto . Por lo general, esta requiere de pagar a un tercero y que este se haga cargo, esa suma de dinero deberá cubrir, como mínimo, el valor esperado del evento riesgoso.
- Atenuación de riesgo:
Atenuar el riesgo significa disminuirlo de tal forma que sea manejable para el proyecto. Para ello tenemos dos alternativas. La primera es disminuir la magnitud del impacto del evento riesgoso en caso de que ocurra. Esto también puede involucrar cambios en un proyecto, tales como agregar recursos o tiempo al plan de trabajo. La segunda alternativa es disminuir la probabilidad de ocurrencia del evento riesgoso. Por ejemplo, podemos reducir el riesgo de robo si te mudas a una zona más segura de la ciudad.
- Aceptar el riesgo:
La forma más común de aceptación del riesgo es establecer una reserva para contingencias que incluya cantidades adicionales de tiempo o dinero, a fin de utilizarlas cuando ocurra el riesgo identificado.
Hay dos formas:
- La aceptación pasiva del riesgo implica que sólo cuando se produce el evento riesgoso nos ocupamos de elaborar una respuesta. Esta estrategia es válida cuando enfrentamos riesgos menores para el proyecto. Por ejemplo, si un miembro del equipo llega tarde por primera vez y decidimos, en el momento, que extienda su jornada laboral para recuperar el tiempo perdido.
- En cambio, la aceptación activa del riesgo implica en planificar la respuesta con anterioridad a la ocurrencia del evento, de modo que si éste ocurre, contamos con el plan y los recursos para resolver la contingencia. Esta es una estrategia adecuada cuando se trata de riesgos que se repiten con frecuencia y con un impacto importante para el proyecto. Por ejemplo, las aerolíneas tienen planes contingentes para el caso en que se caiga el sistema de reservaciones de boletos.
- Criterios para la selección de cada respuesta:
El tipo de respuesta a un riesgo dado dependerá de factores tales como:
- Riesgo natural (inesperado/ recurrente, conocido o desconocido).
- Probable que ocurra y el alcance de ese evento.
- Docilidad del riesgo (fácilmente controlable o no).
- Recursos disponibles de tu proyecto.
- Los costos y beneficios de cada estrategia.
Por ejemplo, si tiene una falla del sistema de refrigeración se lo consideraría como un riesgo inesperado y que este caso es de fácil solución, mientras que los problemas informáticos se consideran riesgos recurrentes y difíciles de mitigar, por lo que requerirán otros tipos de respuesta.
Para que tu método para elegir respuestas sea efectivo, debes enfocarte en realizar una evaluación de las primeras alternativas que nos permitan evitar el riesgo. Después, debes examinar la posibilidad de transferirlo a terceros. Luego, deberías analizar la estrategia de atenuación del riesgo, para que al final puedas aceptar los riesgos residuales o que quedan.
