¿Cómo redactar los objetivos de tu proyecto?

¿Cómo redactar los objetivos de tu proyecto?
Debes saber que los objetivos del proyecto son las metas específicas que quieres que alcance tu proyecto. Por lo que, estos objetivos afectarán a todas las decisiones en el ciclo de vida del proyecto, así que resulta clave establecerlos con la mayor claridad posible desde un principio. Entre las metodologías más utilizadas que nos ayudan a redactar los objetivos se encuentra el método SMART , que por sus siglas traducidas del inglés al español significan, (específico, cuantificable, alcanzable, rentable y límites de tiempo).
Para los específicos, evalúa las siguientes preguntas: qué deseas lograr, por qué es importante, quién está involucrado, dónde se va a ubicar, qué limitaciones y recursos dispone:

• Para lo cuantificable, evalúa con la pregunta ¿cuánto te costará lograr la meta y cómo sabré cuándo se ha logrado la meta?
• En cuanto a lo alcanzable, trata de que tus objetivos sean realistas y para ello, básate en los recursos disponibles y limitaciones que tengas. Es decir trata de encaminar el éxito de tu proyecto en función de establecer objetivos que sean realmente alcanzables considerando los recursos que tengas a tu disposición y las limitaciones existentes. Y, evalúa las típicas limitaciones como el ancho de banda del equipo, los presupuestos y los plazos. 
• Del mismo modo, debes enfocarte a que tus objetivos sean relevantes, es decir que estén alineados con los otros objetivos y sean rentables para el proyecto. Un objetivo de proyecto relevante es aquel que se alinea con otros objetivos y se considera rentable para el proyecto. También puede dividir el objetivo de su proyecto en objetivos más pequeños e igualmente relevantes que mantendrán a todo el equipo enfocado. Y, sea diligente a la hora de eliminar objetivos y subobjetivos irrelevantes para ahorrar una cantidad significativa de tiempo.
• Y finalmente, trata que tus objetivos tengan una fecha límite definida. Esto se puede medir en horas y minutos, días hábiles o meses, de acuerdo al alcance de tu proyecto. Al momento que establezcas los plazos de tiempo vas a contribuir a que el resto de tu equipo vaya cumpliendo con sus tareas y actividades de forma oportuna. Cuando establezca los plazos de su proyecto, analice los comentarios de las principales partes interesadas sobre sus expectativas de plazos y comparta esas aportaciones de los miembros del equipo.

Objetivos Generales:

• Analizar la influencia de las redes sociales para con el emprendimiento en cuestión
• Reunir diferentes tipos de contactos para que a largo plazo se puedan realizar colaboraciones u obtener clientela.

Objetivos Específicos: 

• Establecer un emprendimiento sustentable para personas estado vulnerable
• Reunir un equipo que reúna todos los requisitos para el establecimiento del proyecto.
• Reunir diferentes tipos de contactos para que a largo plazo se puedan realizar colaboraciones u obtener clientela.

Identifica la misión y visión de tu proyecto:
La misión se caracteriza por ser la razón principal por la cual se realiza dicho proyecto, recalcando sus objetivos y propósitos.Se trata de una herramienta estratégica que sintetiza el propósito de un proyecto, negocio, emprendimiento, etcétera.  Se encarga de describir los objetivos y funciones de la empresa, en este caso “proyecto”. Así mismo, sirve para inspirar a los miembros del equipo para que reconozcan el valor de lo que hacen.

• Ejemplo de Misión 
  • Nuestra misión es brindar un emprendimiento apto de abastecimiento y sustentación, poder elevar la calidad de vida para quienes van dirigido a este proyecto, mediante los proyectos de capacitación que formulamos y analizamos paso a paso contando con buenos equipos de administración.
    • Misión de Ecotec:
      Formar profesionales humanistas e innovadores, con responsabilidad social, empresarial y ambiental, a través de la docencia y la investigación de calidad, para contribuir al desarrollo del país.
  • Por otro lado, la visión, se trata de una herramienta estratégica y operativo que propone una meta a largo plazo. En esta parte, debes definir la ruta a seguir y que te llevará a establecer objetivos a corto y mediano plazo. La visión te ayuda a tomar decisiones de carácter directivas y le dice a los miembros del equipo cuál es el panorama a seguir. 
• Ejemplo de Visión:
  • Lograr convertirnos en un pilar fundamental para las personas que se encuentran en estado de vulnerabilidad y lograr que salgan de su zona de confort para que tengan la oportunidad de emprender.
    • Visión Ecotec:
      La Universidad Tecnológica ECOTEC, se consolida a nivel nacional e internacional como una institución de docencia e investigación, siendo referente científico, tecnológico y ambiental por la calidad de sus procesos sustantivos.

El ciclo del proyecto:
Para el inicio del proyecto se distingue por siete pasos de gestión:

1. La autorización formal del inicio del proyecto que incluya una justificación del servicio.
2. El desarrollo de alcance del proyecto que estima los objetivos, requerimientos, riesgos y costos.
3. El desarrollo del plan del proyecto requiere de una planificación del proyecto, donde se unifica el alcance,abastecimientos, los tiempos, calidad y riesgos.
4. Implementar las distintas actividades definidas con el fin de alcanzar las metas del proyecto. 
5. Supervisión y control del proyecto.
6. Revisar todos los requerimientos de cambio de las distintas áreas del proyecto.
7. Se debe realizar el cierre del proyecto, que pueden ser el administrativo y el proyecto contractual.
   La mayoría de proyectos se debe culminar formalmente cuando se alcance la meta o se llegue a un punto en el que haya un indicio de que el proyecto no tendrá éxito.
   • El cierre administrativo consiste en documentar la información de los resultados del proyecto para que se logre formalizar su terminación. En este proceso se debe incluir: recolectar antecedentes, que el proyecto cumpla con el alcance, evaluar el éxito o fracaso, guardar la información para utilizarlo en un futuro proyecto.
   • El cierre contractual requiere de verificar el producto para poder controlar lo que se está completando acorde lo que requerirá el cliente. Se incluye: un cambio requerido y que sea aprobado en el contrato, una documentación técnica, documentos financieros que podrían ser recibos o facturas.

Fase de inicio:
Define bien el documento guía de tu proyecto. 
Los proyectos ya sean grandes o pequeños es importante que se elaboren bajo un marco estratégico sólido. Así que, una vez que hayas evaluado tu problemática, es momento de plantear una guía interna respecto a la visión estratégica de tú proyecto. Esto te ayudará a encaminar a tu equipo desde el comienzo, y te sirve para disminuir el riesgo en caso de que se produzca algún cambio o se incorporen nuevos miembros a tu equipo. Considera que la guía debe contener información básica del proyecto, es decir, el contexto, el alcance y  los parámetros , la estructura del proyecto,  la justificación del proyecto, quienes son tu equipo y tus colaboradores en caso de tenerlos.

• Para el contexto de tu proyecto, es primordial que, proporcione ciertos antecedentes relevantes, indica cuál el problema a resolver, de qué va el proyecto, cuáles son tus metas y objetivos, cómo defines el éxito y bajo qué métricas mides el éxito de tu proyecto. Este punto, te ayudará a orientar a tu equipo respecto al enfoque que deben mantener para cumplir con las metas y objetivos durante la ejecución del proyecto.
• Para el alcance y los parámetros, resulta importante que seas transparente y esclarezcas cuales son las restricciones y supuestos de tu proyecto. Es decir, indica cuál es el presupuesto para tu proyecto, cómo se divide ese presupuesto, cuál es el primer objetivo con el que debe empezar tu equipo, que se encuentra fuera o dentro del alcance, define si hay algunos requisitos primordiales, y define cuales son los límites que el equipo no debe cruzar. 
• Para el tema de la estructura, debes considerar que tu equipo sepa muy bien como se crear los resultados, por lo que se recomienda que dividas el trabajo en partes más pequeñas y realices un desglose que muestre las asignaciones de cada uno. Esto te permitirá observar cómo alcanzan los resultados y quién trabajará en qué recurso y con quién lo trabajara. Cuando haces funcionar a tu equipo bajo este bosquejo de estructura, haces que el ambiente laboral crezca más porque los miembros de tu equipo pueden opinar y se vuelven parte del plan, de modo que se involucran, comprenden y sienten una mayor responsabilidad por el proyecto. 
• En el caso de la justificación, a criterio personal debes esclarecer los motivos por los cuales decidiste empezar tu proyecto, cuáles son tus expectativas, como crees que aportas a tu sociedad, y qué cambios buscas conseguir. 
• Tu equipo, en esta parte, debes definir y preparar a tu equipo de trabajo. Para identificar qué forma de equipo vas a necesitar, se toma en cuenta:
  • Las habilidades que poseen. 
  • La experiencia.
  • El verdadero interés y compromiso de esas personas.
  • La disponibilidad de tiempo.

También se busca que las personas elegidas participen y colaboren con compromiso y responsabilidad en cada  una de las partes del proyecto. Y también es importante, identificar las áreas de trabajo y quienes van a liderar esas áreas. Ten en cuenta que puedes trazar distintas actividades según cada etapa, y vincularlas a fechas específicas de entrega u otros aspectos. 

• Los colaboradores o equipo externo, para este punto, debes evaluar quiénes serían tus posibles aliados, sean estas ONGs, empresas del sector privado, colaboraciones internacionales, medios de comunicación, y demás voluntarios y equipo externo. Se recomienda, que para las persona que integren tu equipo externo sepan realmente qué es lo que haces en tu proyecto y por qué lo haces, a quién se deben dirigir como el líder del proyecto ya sea para concretar otras alianzas o mejorar la relación de trabajo.  

Reunión de inicio para empezar tu proyecto:
Para esta parte asegúrate de tener una agenda súper clara y de lo más relevante. Dentro de esta reunión inicial es importante analizar los siguientes detalles: 

• Presentaciones, en este paso debes prepararte y dar una muy buena impresión. Se recomienda establecer una agenda clara de modo que puedas cumplir con los objetivos de tu proyecto. 
• Designar los roles y responsabilidades a las parte del equipo.
• Implementación de metas y objetivos a largo y corto plazo por cada área de trabajo.
• Definir cuándo y cómo se llevarán a cabo las reuniones de retroalimentación para comunicar resultados.
• Establecer informes y revisiones de control semanales.  
• Evaluar de posibles riesgos en caso de no cumplir con las metas propuestas. 
• Dentro de las primeras reuniones, lo ideal sería dejar en claro:
  •  ¿Por qué se está haciendo este proyecto en primer lugar?
    En esto se debe esclarecer el contexto general, describir tú problemática, la necesidad que buscas abordar y la solución para dicha necesidad. Para ello, es importante revisar los objetivos de tú proyecto y analizar las prioridades del mismo.  
  • ¿Cómo satisface este proyecto a las necesidades de las personas?
  •  ¿Qué se va hacer?
    Para esto, se debe discutir el tamaño del proyecto, de modo, que es fundamental  discutir lo que cubre ( y lo que no) el presupuesto aprobado. También puedes hacer una revisión del proceso que se llevará a cabo para lograr los objetivos y satisfacer las necesidades de las personas beneficiarias. Se recomienda tener una lista de recopilación de los requisitos de creación conjunta para comenzar a desarrollar los requisitos.
  • ¿Cómo se va a trabajar como equipo para que el proyecto se lleve a cabo?
    Para esto es importante emplear un plan de comunicación, que te permita analizar cómo y con qué frecuencia comunicarás el estado del proyecto. Así mismo, es fundamental discutir los posibles riesgos, inconvenientes, y cambios. Y, revisar las funciones y responsabilidades de cada miembro, estableciendo quién será el contacto diario, y a quién se le debe comunicar todo, y saber quién es el jefe y cuánto tiempo se tomará para aprobar los resultados. 
  • ¿Cuándo se le va hacer?
    Este detalle es importante, porque al revisar los tiempos se está garantizando que todos tengan claro lo que está sucediendo y cuando se pasará a la siguiente fase del proyecto.
  • ¿Quién va hacer qué cosa?
    Para esto, es importante definir la participación de cada una de las personas en tú equipo de trabajo y asignar qué tareas va a realizar cada uno. 

Gestiona tus recursos físicos de manera efectiva:

• Evalúa el capital disponible.
• Identifica y adquiere recursos físicos: materiales, equipamientos, instalaciones.
• Asegúrate de que los equipos estén disponibles a tiempo.
• Adquiere materiales e insumos de calidad para evitar devoluciones
• Realiza un inventario óptimo para no incrementar costos innecesarios

1. ¿Cuáles son tus herramientas de trabajo?

En esta parte debes identificar las herramientas más idóneas que se puedan usar para el proyecto. Aquí mostramos cinco de ellas que se pueden ayudar:

• Office 365: Adicionales a Excel, PowerPoint o Word.
  • OneDrive:
    Almacena tus archivos de manera manual o automática, envía y comparte archivos, hasta migrarlos para otros servicios de la nube. 
  • Skype:
    Permite hacer videoconferencias hasta de 50 personas a través de su versión gratuita. 
  • Project:
    Crear, administrar y aplicar proyectos en tu negocio, asignar recursos y establecer plazos de tiempo por etapas para llevar un control más preciso de las operaciones. 
• TRELLO:
  Te permite crear “tableros”, mismos que sirven como una cartelera virtual para que cada miembro de tu equipo, ya sea por áreas  o roles designados, pueda estar al tanto de cada pendiente y se le asigna otro en cualquier momento. Esto permite al líder visualizar, modificar y eliminar las tareas que le corresponden a cada quien y, al mismo tiempo, seguir el progreso que se ha alcanzado en tiempo real.
• Hojas de cálculo de google, microsoft project, canva, zoom para reuniones.